Durant la journée de consultation, qui se tiendra le 8 avril, à 10h, à la Maison de la culture Villebon, les citoyens se verront remettre un menu d’outils de communications à «acheter» et 100 000 $ en argent à jouer, montant qu’ils devront «dépenser» dans quatre postes, soit les publications imprimées, le Web, les réseaux sociaux et la consultation publique. Les citoyens auront aussi l’option d’investir davantage d’argent dans des idées nouvelles comme les notifications par message texte.
Si le montant de 100 000 $ ne représente qu’une partie du budget de communication de la Ville, la directrice des communications, Caroline Nguyen Minh, précise que le coût en temps et en ressources humaines de chaque outil est basé sur des données réelles. L’idée est de conscientiser les citoyens aux efforts que déploie la Ville pour respecter leur capacité de payer.
La Ville invite aussi les citoyens à répondre à un sondage de cinq questions, du 19 mars au 8 avril. Le sondage sera disponible en ligne sur le site Web de la municipalité ainsi qu’en version papier, à la bibliothèque, au Centre des loisirs et à l’hôtel de ville.
Le but de la démarche est d’optimiser les services de communications et de stimuler les interactions avec la population. Les résultats du sondage devraient être publiés sur le site Web et une analyse ainsi que des recommandations devraient être déposées au conseil municipal pour le 28 mai.
Repenser les communications
Le budget de communication de la Ville représente actuellement 0,4 % du budget annuel total de 40 M$ de la municipalité. Près de la moitié, soit 105 000 $ de ce budget de 221 600 $, est accaparée par les 12 publications papier réalisées par la Ville: le calendrier annuel (14 775 $), la brochure sur les loisirs et la culture (53 600 $ pour six parutions par an), le bulletin municipal d’information (15 900 $) ou encore le Belœil Info (21 000 $). Le contenu numérique représente pour sa part 12 % du budget.
Cette démarche s’inscrit dans une réflexion amorcée depuis quelque temps déjà. La Ville avait d’ailleurs entrepris de changer son image et de remodeler ses communications l’an dernier, dans le cadre de la consultation stratégique. «Nous avons repensé le contenu, le contenant, mais nous ne nous étions pas demandé si nous répondions encore aux besoins», explique la directrice des communications.

Déjà des efforts
La Ville avait également déjà entrepris des démarches avec la plateforme B-citi afin de développer un portail citoyen, qui aurait également pu servir à envoyer des notifications aux citoyens et à procéder à des consultations publiques. Vu les coûts mensuels de la plateforme et le fait que l’outil était encore en développement, la Ville a préféré attendre avant de se lancer dans l’aventure sans même savoir si l’outil serait utilisé par les citoyens. La Ville n’exclut toutefois pas d’avoir recours à un système d’alertes si les citoyens souhaitent favoriser ce type d’intervention.
Dans un même souffle, la Ville a également créé un comité de citoyens chargé de réfléchir aux communications municipales. Le comité est formé de neuf citoyens recrutés lors d’échanges avec la Ville à travers le Bureau du citoyen, dont une partie avait déjà réfléchi à la nouvelle image de la ville.